Case Study: Digitales Anmeldeformular

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Digitalisierung der Schüler­anmeldung an der Ratoldus Gemeinschaftsschule Radolfzell

Die Ratoldus Gemeinschaftsschule in Radolfzell nutzte für die Anmeldung von Erstklässlern einen papierbasierten Prozess. Die manuelle Bearbeitung dieses Prozesses stellte für die Verwaltung einen hohen Aufwand dar und erforderte eine digitalisierte Lösung, um Daten effizient zu erfassen und zu verwalten.

Anforderungen

Der Kunde formulierte folgende Anforderungen an den digitalen Anmeldeprozess:

• Bereitstellung eines benutzerfreundlichen Online-Formulars, das den bisherigen Fragebogen ersetzt.

• Automatische Erstellung eines PDFs mit den erfassten Anmeldedaten.

• Versand des PDFs per E-Mail an die Schulverwaltung und die Eltern.

• Speicherung der Anmeldedaten in strukturierter Form (CSV-Datei), um die Verwaltung und Verarbeitung zu erleichtern.

• Flexible Erweiterbarkeit, um den Prozess auf künftige Jahrgangsstufen ausdehnen zu können.

Lösung und Entwicklung

Die entwickelte Lösung digitalisiert den gesamten Anmelde­prozess und erfüllt die gestellten Anforderungen. Die Kernkomponenten der Lösung sind:

• "Mehrstufiges Online-Formular: Ein Formular mit vier Eingabephasen wurde entwickelt, um den Anmeldeprozess benutzerfreundlich zu gestalten. Die Umsetzung erfolgte mithilfe moderner Webtechnologien wie JavaScript, CSS und Knockout.js.
• Automatische PDF-Erstellung: Die eingegebenen Daten werden serverseitig durch TCPDF (PHP-basierte Bibliothek)  in ein strukturiertes PDF überführt. Das PDF wurde an die bestehenden Schulformulare angepasst und enthält das Schullogo sowie ein strukturiertes Layout.
• Automatisierter E-Mail-Versand: Nach Abschluss des Anmeldeprozesses wird das PDF per E-Mail sowohl an die Schulverwaltung als auch an die Eltern als Anhang gesendet.
• Zentrale Datenspeicherung in CSV: Parallel zum E-Mail-Versand werden die Anmeldedaten serverseitig in einer CSV-Datei gespeichert, die über FTP zugänglich ist. Dies ermöglicht der Schulverwaltung eine einfache Einsicht und Bearbeitung der Daten in einer strukturierten Form, ohne dass Anmeldungen übersehen werden können.
• Modulare Architektur: Die Lösung ist flexibel aufgebaut und lässt sich bei Bedarf auf Anmeldeprozesse weiterer Klassenstufen anpassen.

Portal-Lösung: 

Zukünftig könnte ein zusätzliches Portal implementiert werden, das ähnlich wie WebUnits funktioniert. Dies würde der Schule ermöglichen, alle Anmeldungen zentral zu verwalten, einzusehen und zu bearbeiten. Eine solche Portallösung könnte den Anmeldeprozess weiter optimieren und die langfristige Verwaltung der Daten vereinfachen.

Technologien

Backend: .NET Core für die Geschäftslogik und Datenverarbeitung.
Frontend: JavaScript, CSS und Knockout.js für eine responsive und reaktionsschnelle Benutzeroberfläche.
PDF-Generierung und E-Mail-Versand: Realisiert mit PHP und TCPDF.
Datenmanagement: Speicherung der Anmeldungen in einer CSV-Datei, die über einen FTP-Zugang bereitgestellt wird.

Die Anforderungen der Ratoldus Gemeinschaftsschule wurden vollständig umgesetzt. Die Schule verfügt nun über eine vollständig digitale Anmeldeplattform, die ohne weiteren Verwaltungsaufwand genutzt und zukünftig erweitert werden kann.